Klachtenprocedure Mind Ecology
datum: september 2023
1. Indienen van een klacht
Een klacht kun je in eerste instantie mondeling kenbaar maken bij je trainer of mentor. De trainer of mentor bekijkt dan direct of en op welke manier de klacht ter plekke verholpen kan worden. Wanneer je klacht niet naar tevredenheid opgelost is, dien dan je klacht in per e-mail.
Stuur je e-mail naar info@mind-ecology.nl t.a.v. Karin Lammers en Michiel de Bresser.
2. Vereiste informatie
Beschrijf in deze e-mail tenminste:
- de aard van de klacht,
- de datum en tijdstip waarop de klacht ontstaan is,
- de persoon over wie de klacht gaat en/of
- het onderdeel van de opleiding waarover de klacht gaat en/of
- het onderdeel van de faciliteiten waarover de klacht gaat.
Indien mogelijk beschrijf ook een oplossing die voor jou passend zou zijn.
3. Ontvangstbevestiging
Binnen een week ontvang je van Mind Ecology een bevestiging van de ontvangst van je klacht.
Uw klacht wordt door ons vertrouwelijke behandeld.
4. Onderzoek en analyse
Een medewerker van Mind Ecology gaat opnieuw met je in gesprek om nadere informatie te verzamelen en samen te zoeken naar een passende oplossing voor je klacht.
5. Communicatie tijdens onderzoek
Je wordt per e-mail op de hoogte gehouden van de voortgang van het onderzoek en afhandeling van je klacht.
Wij streven er naar binnen om 4 weken tot een oplossing te komen. Mochten we langer nodig hebben, stellen wij je binnen 4 weken op de hoogte van een nieuwe termijn van afhandeling.
6. Doorsturen klacht
Als Mind Ecology jouw klacht niet verder kan behandelen of naar tevredenheid voor jou kan oplossen dan zijn er twee opties:
- je meldt je klacht via
www.degeschillencommissie.nl
- Mind Ecology vraagt jouw toestemming om de klacht voor te leggen via
www.degeschillencommissie.nl
Kijk voor meer informatie over het melden van een klacht op
www.degeschillencommissie.nl/procesinformatie/
7. Terugkoppeling aan de klant
Zodra je klacht bekend is bij De Geschillencommissie verloopt de terugkoppeling ook verder via De Geschillencommissie.
8. Klachtenregistratie
E-mailcorrespondentie wordt door Mind Ecology gedurende 3 jaar bewaard en herhaalde klachten zullen door ons worden opgemerkt voor verdere analyse.
9. Verbeteringen en preventie
Na iedere cursus of opleiding vragen we deelnemers (anoniem) een evaluatieformulier in te vullen om feedback te geven.
Deze feedback wordt door Mind Ecology gebruikt voor verbeteringen en preventie van herhaling van klachten.
10. Afsluiting van de klacht
Mind Ecology conformeert zich aan de uitspraak van De Geschillencommissie en zal de klacht op overeengekomen wijze met je afhandelen. Eventuele consequenties zullen binnen twee weken worden opgepakt.